英文を送る前に確認する方法

1. 伝えたい内容を確認する

日付、担当者、相手にしてほしいことを先に書き出します。英語として読みやすく整える途中で、 こうした事実が変わることがあります。「金曜日までに送る」なら “I'll send the report by Friday.”、 「金曜日に送る」なら “I'll send the report on Friday.” です。 どちらも文法的に正しいので、校正ツールだけでは元の約束を判断できません。

修正後も期限、名前、数字を原文と照らし合わせてください。次に対応するのが “we” なのか “you” なのかも確認します。 “The file will be sent tomorrow” だけでは、誰が送るのか分かりません。 自分が送ると伝えたいなら “I will send the file tomorrow” と書くと明確です。

2. 文法とスペルを直す

動詞の形、冠詞、前置詞、スペルを一か所ずつ見ます。メールの結びによく使う表現を例にすると、 直すべき箇所は動詞の形です。

“look forward to” の “to” は前置詞です。 後ろに動詞を置く場合は -ing 形にします。 Cambridgeの文法解説にも、英文メールの結びで使う例が載っています。 この修正なら、返信を待っているという意味は変わりません。

質問文の中に別の質問を入れるときは、語順も確認します。

“tell me” の後ろでは、主語の “the call” を動詞の “will start” より前に置きます。 “What time will the call start?” という直接の質問も正しい英文です。 Cambridgeの語順の解説には、直接の質問と文中の質問を比べた例があります。 気軽に聞ける相手なら、短い直接の質問でも構いません。

ここで示した修正は説明用の例で、実際の校正結果ではありません。

3. 依頼の伝わり方を確かめる

“Send me the draft by Thursday.” は簡潔な指示です。 同僚にお願いする場面なら “Could you send me the draft by Thursday?” とすると、依頼が少し柔らかくなります。文法や期限を直したわけではなく、 相手との関係に合わせた表現の選択です。 Cambridgeの依頼表現の解説でも、“could you” を使った 間接的な頼み方を紹介しています。

すでに相手が原稿を送ると決めているなら、短い指示が合うこともあります。 初めて頼むなら、何をいつまでにお願いしたいかを明確にして、文面の丁寧さを選びます。

4. メール全体を見直す

Alexと日程表について話した後、金曜日までにコメントをもらいたい場面です。 次の下書きでは冠詞、期限の言い方、結びの動詞を確認します。

話し合った特定の日程表なので “the updated schedule” とします。 結びは “hearing” に直します。返信の締切が金曜日なら “by Friday” を使います。 Cambridgeの “until” の解説では、ある時点まで続く行動と 締切を区別しています。前置詞を直す前に、指定する日付が正しいかも確かめましょう。

“Please send me” も丁寧な依頼なので、そのまま使えます。 “Could you send me” は少し控えめに頼みたい場合の選択肢です。 どちらの英文を選んでも、日程表が実際に添付されているかは別に確認が必要です。

5. 送信前にもう一度読む

Fix My Englishに英文を貼り付け、修正後の文章と各変更の説明を見比べます。 間違いが直り、元の意味も保たれる修正を採用してください。期限、約束、依頼の強さが 変わる提案は、相手との関係と前後の文脈を確認して、自分で採用する表現を決めましょう。

• 件名と本文の内容は合っていますか。
• 名前、日付、数字、次に行動する人は正しいですか。
• 依頼の言い方は相手に合い、期限は明確ですか。
• 添付ファイルを開き、送る予定のものか確認しましたか。

あいさつと結びも含めて、メールを最初から最後まで読みます。